Il diario di bordo nelle comunità per minorenni: cos'è, cosa chiede la legge, come si compila.
Il registro in cui, a fine turno, l'educatore scrive come è andata la giornata di ogni ospite. Le parole delle carte dei servizi e delle norme, le regole per tenerlo bene, un modello da stampare e come lo fa Dibo.
Il diario di bordo, con le parole di chi lo tiene
Nelle carte dei servizi delle comunità educative il diario di bordo è descritto sempre allo stesso modo: un documento ufficiale in cui si ritrovano le informazioni sull'andamento della vita in comunità. Ogni ospite ha il proprio diario, compilato dagli educatori entro la fine del turno, con le notizie e le osservazioni sulla giornata. È lo strumento che garantisce il passaggio delle consegne e la continuità educativa degli interventi: chi arriva per il turno dopo legge cosa è successo, chi c'era e cosa è stato deciso.
Un regolamento interno lo dice in una riga: alla fine di ogni turno l'educatore compila il diario di bordo, dove annota i fatti più rilevanti. Un'altra carta lo chiama "diario di bordo giornaliero", da compilare "al termine di ogni turno lavorativo"; una terza lo definisce "strumento fondamentale per la comunicazione fra il personale". Cambia il nome, non la sostanza: a seconda della struttura si chiama diario di bordo, diario giornaliero, diario di comunità o diario dell'educatore, e negli annunci di lavoro compare come "redazione dei diari giornalieri". Nelle comunità terapeutiche e per anziani il parente più vicino è il diario multidisciplinare, che però registra anche terapie e parametri.
Le norme nazionali e regionali, alla lettera
Le Linee di indirizzo nazionali per l'accoglienza residenziale dei minorenni (Conferenza Unificata, 14 dicembre 2017) non prescrivono un modulo: chiedono gli strumenti per informare, passarsi le consegne e registrare i fatti, e fanno un esempio preciso.
Gli strumenti in uso per garantire adeguata informazione, passaggio di consegne e registrazione di fatti (per esempio: il diario di bordo, i verbali delle riunioni di équipe).
Le Regioni, nei requisiti per autorizzare le strutture, nominano i registri uno per uno. La Toscana chiede a comunità familiari, centri di pronta accoglienza, case di accoglienza e gruppi appartamento, tra le altre cose:
Registro delle presenze giornaliere delle persone accolte; registro delle presenze del personale, con l'indicazione dei turni e delle relative mansioni; quaderno giornaliero delle consegne e delle informazioni tra operatori; […] diario delle attività quotidiane strutturate.
La Campania usa le stesse parole per case famiglia, comunità educative a dimensione familiare e comunità alloggio: "quaderno giornaliero delle consegne e delle informazioni tra operatori" (catalogo dei servizi residenziali di un Ambito territoriale). Le schede della Città metropolitana di Bologna raccontano la pratica: "diario giornaliero minore, quaderno passaggio consegna", e in una comunità la scelta di tenerne due.
Ci si avvale di 2 diari, uno per le consegne di carattere pratico, l'altro per annotare situazioni o comportamenti che riguardano [gli ospiti], oltre ai registri, cartelle personali, e schede semestrali per l'Autorità Giudiziaria.
Anche la formazione lo dà per scontato: l'Università di Parma, nella scheda per il tirocinio degli educatori, elenca tra i documenti del servizio da osservare il "diario di consegna tra un turno e l'altro", accanto a carta del servizio, progetto, verbali d'équipe, PEI e PAI.
Due strumenti, non uno
Norme e carte distinguono due cose che spesso finiscono nello stesso quaderno. Il diario di bordo dell'ospite registra i fatti della sua giornata e resta nella sua storia. Il quaderno delle consegne raccoglie quello che i colleghi del turno dopo devono sapere, un appuntamento o una cosa da fare, e smette di servire quando è fatto. Tenerli separati rende il diario leggibile a distanza di mesi e le consegne facili da controllare a inizio turno: al quaderno delle consegne abbiamo dedicato una pagina, con il suo modello.
Le regole che lo rendono un documento affidabile
Valgono su carta e sul computer. Sono le stesse che le comunità si danno da sole nei regolamenti interni, messe in fila.
- Un foglio per ospite e per giorno.
Le tre fasce sono mattina, pomeriggio e notte. La notte è quella che inizia quel giorno: si scrive il mattino dopo, sul foglio del giorno in cui è cominciata.
- Entro la fine del turno, con nome e ora.
Scrive chi era in turno, prima di andare via. Senza nome e ora un'annotazione non vale come testimonianza.
- Fatti, non giudizi.
Cosa è successo, cosa ha fatto e detto l'ospite, cosa avete fatto voi, con orari e nomi. "Nervoso" dice poco; "alle 17 ha rifiutato di uscire e ha alzato la voce, poi si è calmato in camera" dice tutto.
- La fascia vuota va motivata.
A scuola, in permesso, in ospedale: una riga. Una casella bianca non si distingue da una dimenticanza.
- Le correzioni si aggiungono, non si cancellano.
Una riga nuova con data, ora e nome, senza cancellature né bianchetto. Il diario può finire davanti a un servizio sociale o a un tribunale: deve mostrare cosa è stato scritto e quando.
- Conservato chiuso a chiave.
Contiene dati sulla salute e sulla vita di persone fragili, spesso minorenni: un raccoglitore per ospite, in un armadio chiuso.
- Riletto, non solo scritto.
Serve per le relazioni ai servizi e al tribunale, per le riunioni d'équipe e per chi arriva nuovo. Rileggere l'ultima settimana a inizio turno evita di farsi raccontare le cose a metà.
Un modello di diario di bordo, da usare liberamente
Se il diario da voi è ancora su carta, o volete provare le tre fasce prima di cambiare strumento, questo è il foglio: un PDF in A4, un foglio per ospite e per giorno, con le regole di compilazione sul retro. Si stampa e si usa senza chiedere nulla.
Cosa c'è nel foglio
- Comunità, giorno, sigla dell'ospite e chi era in turno.
- Tre riquadri, Mattina, Pomeriggio e Notte, ciascuno con "scritta da" e "alle".
- La notte è segnata "verso il giorno dopo", con l'indicazione di scriverla il mattino seguente su questo foglio.
- Una seconda pagina con le regole di compilazione, da appendere in ufficio educatori.
- Nessun marchio invadente: una riga in fondo dice da dove viene.
Come lo fa Dibo
Dibo è un programma per Windows e Mac che si installa sul computer della struttura e tiene il diario come lo descrivono le carte dei servizi: per ogni ospite, ogni giorno, i riquadri di mattina, pomeriggio e notte, compilati da ogni educatore con la propria utenza. La griglia del giorno mostra chi è presente e quali fasce mancano; "Leggi tutta la giornata" apre le voci di tutti gli ospiti su una pagina sola e, se è oggi, le consegne aperte in testa.
- Ogni voce porta nome, ora e la storia delle correzioni: nessuna cancellatura, nessuna versione persa.
- Lo storico per ospite si rilegge per periodo, si cerca per parola e si stampa in PDF per l'équipe, i servizi sociali, il tribunale.
- Il quaderno delle consegne è nel programma, con la presa visione: si vede chi ha letto e a chi manca.
- Niente internet, niente cloud: i dati restano sul computer della struttura, cifrati, con backup automatici anch'essi cifrati.
DiboDiario del giorno
L'editor dell'ospite, tre riquadri e basta
Testo semplice, uno spazio per fascia. Si salva con Ctrl+S (Cmd+S su Mac) e "Salva e passa a…" apre l'ospite successivo: il giro di tutti si fa in pochi minuti a fine turno. Se manca la notte di ieri, un avviso lo dice e porta al giorno giusto. Chiunque può correggere una voce, e ogni correzione resta visibile con autore e ora, come su un diario di carta tenuto bene.
DiboEditor dell'ospite
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La demo è su invito personale, nel browser, e non chiede nulla da installare. Il programma vero si installa sul computer della struttura.