I dati restano dove nascono: in comunità.
Il diario di bordo parla della salute e della vita di persone fragili, spesso minorenni. Dibo è costruito perché quei dati non lascino mai il computer della struttura e siano illeggibili per chiunque non abbia il diritto di leggerli. Il perché, strumento per strumento, è nel confronto tra carta, Excel, WhatsApp e software.
Come funziona la cifratura
Quando Dibo viene avviato per la prima volta crea una chiave segreta, unica per quella struttura, e da quel momento la usa per cifrare ogni dato sensibile prima di scriverlo nel database. Il metodo è moderno e verificabile, lo stesso delle applicazioni di messaggistica sicura; le password degli utenti proteggono la chiave.
La chiave segreta non è mai salvata in chiaro. Ne esiste una copia per ogni educatore, che si apre solo con la sua password, e una copia in più che si apre solo con la chiave di recupero. Per leggere il database servono quindi la password di un utente attivo oppure la chiave di recupero: non c'è un'altra strada, nemmeno per noi che abbiamo scritto il programma.
Cosa resta leggibile nel file
Solo lo scheletro dell'archivio: nomi utente e ruoli, nome della comunità, date e orari, il tipo delle azioni nel registro. Tutto quello che riguarda le persone è cifrato: i testi delle voci e delle consegne, nome, cognome, sigla, data di nascita e note degli ospiti, nome e cognome degli educatori. Chi copia il file sa quante voci ci sono e quando sono state scritte, non cosa dicono né di chi parlano.
Cosa succede quando un educatore va via
La sua copia della chiave viene eliminata: la sua password non apre più il database, nemmeno da una copia fatta dopo. Le copie fatte prima restano apribili con la vecchia password: per questo le chiavette vanno custodite.
La struttura è titolare, il fornitore non vede nulla.
I dati del diario riguardano la salute e la condizione di persone accolte: per il Regolamento europeo sono dati di categoria particolare, e la struttura ne è titolare. Dibo è un programma installato, non un servizio: chi lo ha scritto non ha accesso ai dati, non li conserva e non li vede mai.
- La cifratura dei dati sul computer è una misura di sicurezza concreta ai sensi dell'articolo 32.
- Nessun trasferimento a terzi, nessun server fuori dalla struttura, nessun responsabile esterno del trattamento per l'uso ordinario.
- L'esportazione in chiaro è possibile in qualunque momento, dal super admin: i dati sono della struttura, sempre.
- Le Linee di indirizzo nazionali per l'accoglienza residenziale dei minorenni citano il diario di bordo tra gli strumenti di registrazione e di passaggio di consegne.
Assistenza a distanza
Se la struttura chiede un intervento in condivisione dello schermo, quella sessione viene concordata per iscritto con un accordo di trattamento dedicato. Fuori da quei casi il fornitore non entra mai nel computer del diario.
Cosa Dibo non può proteggere
Un computer infetto, un programma lasciato sbloccato, un super admin che esporta i dati in chiaro. E se tutti dimenticano la password e la chiave di recupero è persa, i dati sono persi e nessuno può recuperarli, nemmeno noi: è il prezzo, voluto, di un archivio che nessuno può aprire dall'esterno.
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Scrivici: rispondiamo nel dettaglio, anche al vostro responsabile della protezione dei dati.