Guida all'uso di Dibo, passo per passo.

Il primo avvio: super admin e chiave di recupero

Al primo avvio Dibo prepara l'archivio della struttura con la "Configurazione iniziale", una volta sola. Chi la completa diventa il primo super admin: conviene che sia il responsabile o il coordinatore. Prima di cominciare tieni pronta una stampante, o carta e penna, e un posto chiuso a chiave.

1. Nome della comunità.

   Compare nella finestra del programma e in testa a ogni stampa. Si può cambiare in seguito dalle Impostazioni.

2. Super admin.

   Nome e cognome, nome utente (da 3 a 32 caratteri, minuscolo, senza spazi) e password: almeno dieci caratteri, non banale, senza il nome utente dentro. Poi "Crea e continua". È l'utenza che crea gli educatori e gli ospiti, fa i ripristini e inserisce la licenza. La password non è recuperabile da nessuno: se viene dimenticata serve la chiave del passo successivo.

3. Chiave di recupero.

   Il programma mostra una chiave di 32 caratteri, in otto gruppi di quattro, una volta sola. Premi Stampa (dalla finestra di stampa si può anche salvare in PDF), oppure scrivila su carta e controllala; chiudila in cassaforte insieme al nome utente del super admin, mai sul computer accanto al database. Poi conferma "Ho messo al sicuro la chiave di recupero" e premi Continua: si apre la pagina Ospiti.

Da questo momento l'archivio esiste ed è cifrato: senza una password valida o la chiave di recupero non lo apre nessuno, nemmeno noi. Se chiudi il programma prima di "Crea e continua", al prossimo avvio si ricomincia; se lo chiudi dopo, senza aver premuto Continua, la chiave non viene più mostrata: il super admin la rigenera dalle Impostazioni.

Gli educatori: utenze e password

Ogni educatore deve avere la propria utenza: è quello che rende il diario firmato e il registro attendibile. Se nella vostra struttura chi scrive è un operatore, un OSS o un volontario, cambia solo il nome: il ruolo nel programma si chiama comunque educatore. L'educatore legge e scrive il diario di tutti gli ospiti, usa Giornata, Consegne, Storico e Cerca, stampa con le sigle e cambia la propria password; il super admin fa tutto questo e in più gestisce ospiti e utenti, registro, backup, impostazioni e licenza. Le utenze si gestiscono da Amministrazione, pagina Utenti.

1. Crea l'utenza.

   Nuovo utente: nome e cognome, nome utente (minuscolo, senza spazi), ruolo Educatore oppure Super admin (per un super admin serve anche la tua password), e una password provvisoria di almeno dieci caratteri; se la lasci vuota, Dibo ne genera una casuale. Premi "Crea utente": la pagina successiva mostra la password provvisoria una volta sola, con "Copia la password". Comunicala all'educatore di persona: al primo accesso deve sostituirla con una propria.

2. Password dimenticata.

   Modifica sull'educatore, poi "Reimposta la password": ricevi una nuova password provvisoria da comunicargli, che al primo accesso deve cambiare. Nessuno, nemmeno il super admin, può leggere la password di un altro.

3. Chi lascia la struttura si disattiva.

   Modifica, togli la spunta a "Utenza attiva" e Salva: la sua password non apre più l'archivio né i backup fatti da quel momento in poi; le copie fatte prima restano apribili con la vecchia password, per questo le chiavette vanno custodite. Le voci che ha scritto restano, con il suo nome; le utenze non si eliminano, per conservare la storia, e si possono riattivare.

4. Almeno un super admin attivo.

   Il programma non permette di restare senza. Conviene averne due, per esempio il responsabile e il coordinatore, così le ferie non fermano nessuno.

Scrivere il diario del giorno

La pagina Diario mostra gli ospiti presenti nella data scelta e lo stato delle tre fasce: mattina, pomeriggio e notte. Da lì si apre l'editor dell'ospite, con un riquadro per fascia.

1. Scegli il giorno.

   In alto a destra: "Ieri" porta al giorno prima, il calendario a una data qualsiasi. Si scrive nei giorni passati, per i recuperi, non nel futuro. Ogni fascia è "compilata", "da scrivere" oppure "da stasera", per la notte che deve ancora iniziare; un contatore dice quante voci mancano.

2. Apri l'ospite.

   Scrivi sigla o nome nella casella "Cerca ospite" e premi Invio, oppure scegli da "Vai all'ospite". Il cursore parte nel riquadro della cella che hai scelto, o nel primo ancora da scrivere. Se ci sono consegne aperte su quell'ospite, le trovi in testa all'editor: "Segna come letta" le segna senza ricaricare la pagina, e quello che stai scrivendo resta.

3. Scrivi e salva.

   Testo semplice, senza formattazione: si legge bene ovunque, anche in stampa. Finché non salvi, in basso compare "Modifiche non salvate". Salva con il pulsante, oppure con Ctrl+S (Cmd+S su Mac). "Salva e passa a…" apre subito l'ospite successivo: il giro di tutti si fa in pochi minuti.

4. Correggi senza timore.

   Chiunque può correggere qualunque voce: ogni salvataggio che cambia il testo crea una nuova versione, con autore e ora, e il link "N versioni" sotto il riquadro le mostra tutte. Per cancellare una voce si svuota il riquadro e si salva: la cella torna "da scrivere", ma la versione precedente resta. Se il blocco scatta mentre scrivi, il testo viene salvato prima; in ogni caso resta anche una bozza, che il programma propone di ripristinare finché resta aperto.

5. Leggi tutta la giornata.

   "Leggi tutta la giornata" mostra le voci di tutti gli ospiti del giorno e, per oggi, le consegne aperte; "Stampa il giorno" le stampa. Se manca la notte di ieri, un avviso lo dice e porta al giorno giusto con un clic. Le consegne con una data "Per il giorno" compaiono anche nel Diario di quel giorno.

Il quaderno delle consegne

Una consegna è una nota per i turni successivi: "il rubinetto del bagno perde, l'idraulico passa lunedì", "Marco ha la visita dal dentista giovedì alle 15". Per tutti oppure su un ospite, resta aperta finché qualcuno la chiude, e chi la legge lo segna. Non è una chat: niente notifiche, tutto sul computer come il resto. Il diario dell'ospite resta il posto dei fatti; la consegna dice cosa devono sapere i colleghi. Tutto sta nella pagina Consegne, la cui voce nel menu porta il numero delle consegne che devi ancora leggere.

1. Scrivi la consegna.

   Nel riquadro "Nuova consegna", in testa alla pagina: si apre con "Scrivi", perché a inizio turno prima si legge e poi si scrive. Il testo, "Riguarda" (tutti oppure la sigla di un ospite), la data "Per il giorno" se è un appuntamento o una scadenza, la casella "Urgente", poi "Aggiungi la consegna". Chi la scrive risulta già tra chi l'ha letta.

2. Leggi a inizio turno.

   Quando entri, se ci sono consegne da leggere Dibo apre direttamente questa pagina, con le urgenti per prime. Ogni consegna mostra "Da leggere" finché non premi "Segna come letta"; in fondo alla pagina, "Segna tutte come lette" le segna in una volta. Sotto ogni consegna leggi chi l'ha letta e quando, e a chi manca ancora, te compreso: anche il super admin conta tra chi deve leggere. La presa visione non si toglie.

3. Correggi solo finché nessuno l'ha letta.

   "Correggi" compare solo a chi ha scritto la consegna e solo finché nessun altro l'ha letta: dopo, come sulla carta, si chiude e se ne scrive una nuova. Le consegne non si eliminano.

4. Chiudi quando è fatta.

   "Chiudi", quando la cosa è fatta o non è più attuale, la toglie dalle aperte e la mette nell'Archivio: le consegne chiuse si cercano per periodo e nel testo, si stampano e si riaprono con "Riapri", che le rimette da leggere per tutti gli altri. Chiunque può chiudere o riaprire, con nome e ora.

5. Dove le ritrovi.

   In testa all'editor dell'ospite ("Consegne aperte su" e la sigla), nella Giornata di oggi e, per quelle con una data, nel Diario di quel giorno: in evidenza quelle da leggere e le urgenti, le altre ripiegate, e "Segna come letta" funziona da lì senza cambiare pagina. "Stampa / PDF" stampa le consegne aperte al giorno, oppure le chiuse del periodo scelto nell'archivio, con le prese visione; anche la stampa del giorno le porta in testa. Scrittura, correzione, chiusura e riapertura finiscono nel registro.

Senza licenza valida le consegne si leggono e si segnano lette, ma non si scrivono, né si correggono, chiudono o riaprono. Il testo è cifrato come le voci del diario.

Backup, ripristino e cambio di computer

Dibo fa le copie da solo, ma la copia fuori dal computer la fai tu: è l'unica che salva il diario se il computer si rompe, viene rubato o si guasta il disco. Tutto sta in Amministrazione, pagina Backup.

1. I backup automatici.

   Partono a ogni accesso, blocco, uscita e chiusura del programma e ogni ora di lavoro, solo se qualcosa è cambiato; restano gli ultimi trenta. Sono cifrati come l'originale: senza password o chiave di recupero i contenuti non si leggono.

2. Il backup manuale.

   "Crea un backup adesso". Nella tabella "Backup presenti", Verifica controlla che il file sia integro e conta ospiti, voci, utenti e consegne; "Salva una copia" lo salva dove vuoi, per esempio su una chiavetta. I backup manuali restano finché non li cancelli tu dalla cartella.

3. La copia serale.

   Ogni giorno, a fine turno, salva una copia dell'ultimo backup su una chiavetta o un disco esterno e chiudilo a chiave in un altro locale. In alternativa indica nelle Impostazioni una cartella dei backup su un secondo disco, una chiavetta o una cartella di rete: se non è raggiungibile, la copia finisce in quella predefinita con un avviso.

4. Ripristina.

   Nel riquadro Ripristina scegli un backup presente oppure un file .sqlite, per esempio dalla chiavetta; inserisci la password del super admin, conferma "Ho capito che i dati attuali verranno sostituiti" e premi Ripristina. Il database attuale viene messo da parte con il suffisso "pre-ripristino" e non si cancella da solo: lo elimini tu, dalla stessa pagina, quando sei sicuro. Dopo il ripristino tutti devono accedere di nuovo, con le utenze e le password contenute nel backup.

5. Computer nuovo o sostituito.

   Installa Dibo sul nuovo computer, completa la configurazione iniziale con dati qualsiasi e poi ripristina l'ultimo backup dalla pagina Backup: tornano gli educatori, gli ospiti, le password e la chiave di recupero di sempre, anche passando da Windows a Mac. Compare l'avviso che la licenza non vale per questo computer: chiedi quella per il nuovo codice macchina, senza costi (capitolo Licenza).

La licenza e il codice macchina

Il programma installato è uguale per tutti: quello che abilita la scrittura è la licenza, un testo intestato alla vostra struttura. Senza licenza il diario è in sola lettura e un avviso rosso in alto lo ricorda: si può leggere, stampare, fare il backup, esportare e preparare educatori e ospiti, ma non scrivere. Tutto si fa dalla pagina Licenza, nel menu Amministrazione.

1. Leggi il codice macchina.

   Il riquadro "Codice macchina di questo computer" mostra un codice di quindici caratteri, per esempio 8TZ45-8298D-F1Y8K; "Copia il codice" lo copia. Non contiene dati personali.

2. Inviacelo.

   Nel modulo di attivazione del tuo link personale, oppure per email a [email protected] con il nome della struttura: un codice per ogni computer, fino a tre. Arriva per email un'unica licenza, valida su tutti i computer indicati.

3. Attiva.

   Incolla il testo ricevuto, che inizia con DIBO1., in "Testo della licenza", oppure scegli il file, e premi "Verifica e attiva"; va fatto su ogni computer. Il riquadro Stato mostra intestazione, numero, validità, computer abilitati e i giorni che mancano alla scadenza.

4. Scadenza e rinnovo.

   Trenta giorni prima compare un avviso giallo con la data e i giorni che mancano; dopo la scadenza ci sono quindici giorni di tolleranza in cui si scrive ancora, poi il diario passa in sola lettura senza perdere nulla. Il rinnovo è un nuovo testo da incollare nella stessa pagina.

5. Computer sostituito.

   Il codice macchina cambia con il computer: mandaci il codice del computer nuovo e quello del computer dismesso e ricevi senza costi una licenza sostitutiva, con la stessa scadenza.

Se il diario passa in sola lettura con un messaggio sulla data del computer, l'orologio è stato spostato indietro: correggi data e ora e, se l'avviso resta, reinserisci la licenza.

Aggiornare il programma ed esportare i dati

Dibo non si aggiorna da solo e non si collega a internet: quando esce una versione nuova ti scriviamo noi, con il link per scaricarla. I dati sono della struttura e si portano via in qualunque momento.

1. Aggiorna.

   Chiudi Dibo, che alla chiusura fa il suo backup automatico, e installa la versione nuova: su Windows lancia il nuovo installer, oppure sostituisci la cartella se usi la versione senza installazione; su Mac trascina di nuovo Dibo in Applicazioni e scegli "Sostituisci". Dati e licenza restano intatti, perché stanno in una cartella separata; se la versione nuova cambia la struttura dell'archivio, al primo avvio fa da sola un backup di tipo "aggiornamento" e poi converte i dati.

2. Esporta.

   Amministrazione, pagina Esporta, solo super admin: con la tua password, "Scarica tutto in JSON" (ospiti con le note, utenti, voci con tutte le versioni e consegne), "Scarica le voci in CSV", "Scarica gli ospiti in CSV" oppure "Scarica le consegne in CSV", con le prese visione; i CSV si aprono con Excel con un doppio clic. Ogni esportazione finisce nel registro. Funziona anche in sola lettura, alla scadenza della licenza.

3. Custodisci i file esportati.

   Trattali come il diario cartaceo: a differenza dei backup, non sono cifrati. Cancellali quando non servono più.